Työhyvinvoinnin kehittämisessä huomioitavaa yleensä:

Suunnittele

Suunnittelu luo pohjan varsinaiselle tekemiselle. Hyvä suunnittelu ottaa huomioon sekä ennakoitavat tapahtumat että ennakoimattomia tekijöitä. Se on myös resursoinnin olennainen apuväline ja antaa taustan tavoitetilan muodotamiseen.

Aikataulu on hyvä suunnitella siten, että se sallii jonkin verran ennakoimattomia häiriöitä. Ennakoimattomaton häiriö voi olla esimerkiksi avainhenkilön sairastuminen tai muu aikatauluun vaikuttava äkillinen tapahtuma. Käytännössä ennakoimattomat tekijät huomioidaan varattavalla lisäajalla. Yritykselle sopiva aikataulu rakentuu parhaiten yhteispelillä. ”Hyvä työ – Pidempi työura” -hankkeen tavoitteena on saada yritykset kehittämään työhyvinvointia pitkäjänteisesti osana arkipäivän toimintaa.

Alla kehittämistyön käynnistämisen aikataulua on kuvattu projektimaisesti, jotta yritysten on helpompi hahmottaa tarvittavia askeleita.

1. Työhyvinvointiryhmän järjestäytyminen
Erillinen työryhmä ei välttämättä ole tarpeen, mikäli yrityksessä on luonteva organisaatio asian käsittelyyn. Tällainen voi olla esimerkiksi työsuojelutoimikunta tai yrityksen kehittämisryhmä. Työryhmän kokoonpanossa pitää huomioida ainakin työnantajan ja henkilöstöryhmien kattava edustus. Johdon läsnäolo on erityisen tärkeää sitoutumisen kannalta. Tyypillisesti henkilöstöryhmiä edustaa työhyvinvointiasioissa työsuojeluvaltuutettu. Lisäksi työterveyshuollon mukaan ottaminen on useimmiten järkevää.
2. Henkilöstön informointi
Henkilöstölle on hyvä tiedottaa asiasta mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. On todettu, että henkilöstön sitoutumista parantaa tieto siitä mitä tehdään ja miksi tehdään. Joskus ensimmäinen työhyvinvointikysely tehdään ennen varsinaista tiedottamista. Tällöin on järkevää kyselyn ohjeistuksessa kertoa lyhyesti taustatietoa vastaajille, jotta syntyy riittävä ymmärrys siitä miksi asiaa kysytään ja mitä kyselystä seuraa. Henkilöstön tiedottamiselle on hyvä tehdä aikataulu pidemmällekin aikavälille. Rutiininomaisella tiedottamisella pidetään henkilöstö tietoisena tehtävästä työstä ja sitoutuminen säilyy paremmin.
3. Yksilö-tutkan tekeminen.
Yrityksessä kannattaa varata vastaamiseen 1-2 viikkoa. Kts. Mittaaminen
4. Yksilö-tutkan tulosten julkistaminen ja esittely
Tulokset voidaan esitellä hyvin monella tavalla, mutta tilaisuuden järjestäminen antaa paremman mahdollisuuden ajatusten vaihdolle. Tulosten julkistaminen kannattaa tehdä mahdollisimman pian kyselyn jälkeen, jotta tuloksilla olisi uutuusarvoa. Kertomalla kehittämistyön jatkosta voi osoittaa vastaamisen johtavan konkreettiseen toimintaan.
5. Yritys-tutkan käytön koulutus ja tekeminen.
Yritys-tutkatyökalun käytön kouluttamiseen menee 1 työpäivä. Yritys-tutka koulutetaan asiantuntijan taholta yrityksen työhyvinvointityöryhmälle, joka myös käyttää työkalua käytännössä priorisoiden kehittämiskohteet. Koulutuksen aikana käydään läpi vähintään yksi työkykytalon (linkki hanke-välilehden työkyky-talon esittelyyn) kerros, jotta työkalun käyttö tulisi tutuksi. Yritys-tutka on hyvä tehdä valmiiksi melko tiiviissä aikataulussa. Tyypillisesti Yritys-tutka viimeistellään 1-2 viikon sisällä koulutuksesta. Yritys-tutkan avulla priorisoidaan tehtäviä kehittämistoimenpiteitä ja tehdään niille aikataulut ja jaetaan vastuut.
6. Kehittämistoimenpiteiden tekeminen
Kehittämistoimenpiteitä kannattaa valita rajattu määrä, jotta saataisiin asioita myös valmiiksi. Kehittämistoimenpiteitä kannattaa kuitenkin valita työkyky-talon eri kerroksista, jotta kehitystyöllä olisi myös käytännön vaikutusta.
Pienempiä toimenpiteitä voidaan toteuttaa viikkoaikataululla, mutta isommissa toimenpiteissä aikataulu voidaan tehdä jopa vuositasolla. Kehittämistoiminnasta tiedottaminen henkilöstölle on erittäin tärkeää onnistumisen kokonaisuuden kannalta. Näkyvät muutokset sitouttavat henkilöstöä kuitenkin kaikkein parhaiten.
7. Seuranta
Kehittämistoimenpiteiden ja työhyvinvoinnin seuranta on erittäin tärkeää. Yksittäislle toimenpiteille on oltava omat seurantamittarit ja -aikataulut. Työhyvinvoinnin kokonaistilan seurannassa käytetään Yksilö-tutkaa. Kokonaistilan seurantamittauksia tehdään tyypillisesti 1-2 kertaa vuodessa. ”Hyvä työ – Pidempi työura” -hankkeen pilottivaiheessa tehdään Yksilö-tutka sekä aloitettaessa että vuoden 2011 lopussa.

Mittaa

Mittaaminen on olennainen osa suunnittelu- ja seurantavaihetta. Suunnitteluvaiheessa mittaamisen tarkoituksena on tunnistaa työhyvinvoinnin nykytila.

Työhyvinvoinnin kokonaistilan mittaamiseen käytetään Yksilö-tutkaa. Yksilö-tutka on kyselytyökalu, johon henkilöstö vastaa nimettömänä. Vastaaja saa palautteen työhyvinvoinnistaan välittömästi kyselyn päätteeksi. Yritys saa palautteen yrityksen kokonaistilasta sekä vastaustietokannan, jossa yksilöt eivät ole tunnistettavissa. Mittaamisella ja tulosten yhteenvedoilla luodaan perustaa faktapohjaiselle keskustelulle kehitystyön seuraavissa vaiheissa. Suunnitteluvaiheen mittaamisen avulla on myös helpompaa muodostaa tavoitetila lyhyelle ja pitkälle aikavälille. Seurantamittauksessa Yksilö-tutka mittaa hyvinvoinnin kehitystä verrattuna aikaisempiin tuloksiin.

Yksilö-tutkalla tehdyt mittaukset ovat keskenään vertailukelpoisia.

Yksittäisten kehittämistoimenpiteiden seurantamittari pitää miettiä jo suunnitteluvaiheessa.

Miitttamisessa on tärkeää muistaa, että olennaisinta ei ole pelkkä lukuarvo vaan kehityksen suunta.

Analysoi

Yksilö-tutkan tulosten sekä jo aikaisemmin tehtyjen keyselyiden tulosten analysointi suunnitteluvaiheessa tukee vuoropuhelua. Mahdollisten syiden etsiminen ja muu tulosten analysointi auttaa eri näkemysten huomioon ottamisessa. Syyllisiä keskustelussa ei pidä hakea. Analysointivaiheen jatkotyökaluksi on kehitetty Yritys-tutka. Sen avulla haetaan tehtäville toimenpiteille priorisointi, aikataulu ja vastuut käyttäen tosiasioihin perustuvaa työhyvinvointityöryhmän vuoropuhelua. Yritys-tutkan taustaksi on hyvä hakea myös muita taustatietoja, jotka kertovat työhyvinvoinnin heijastumisesta yrityksen toimintaan. Tyypillisiä taustatietoja ovat sairauspoissaolojakaumat, vaihtuvuus, tapaturmamäärät, työkyvyttömyyseläkkeiden määrät ja vakuutusmaksuluokat ym. Myös reklamaatiot ja muut tuotteen laatuun mahdollisesti vaikuttavat taustatiedot voivat toimia sekä keskustelun pohjana, että seurantamittarina.

Kehitä

Työhyvinvointi kehittyy ainoastaan tekojen kautta. Kehittämistyössä riittävä resursointi, realistinen aikataulu ja tehtävien priorisointi antavat edellytyksiä onnistumiselle. Liian paljon ei pidä yrittää kerralla. Kehittämisessä on hyvä keskittyä asioiden kehittämiseen tavalla, joka on jokaisen ymmärrettävissä. Liian vaikeilla menetelmillä menetetään niiden sitoutuminen, jotka eivät ehdi tai pysty ymmärtämään menetelmää. Yksikertaisuus on valttia. Kehitystyön näkyminen on myös olennaista uskottavuuden ja sitoutumisen säilyttämisessä. Avoin tiedonjako ja näkyvät muutokset antavat uskoa siihen, että jotain tapahtuu. Yhdessä tekemällä saadaan parhaita tuloksia.

Joissain tapauksissa yritys saattaa huomata, ettei pääse kehitystyössä eteenpäin omin voimin. Tällöin on syytä miettiä ulkopuolisen avun hankkimista. Valmista ratkaisua ei ole järkevää ostaa ulkopuoliselta ilman omien henkilöiden osallistumista. Ulkopuolisen avun käytön pitäisi lisätä myös organisaation omaa osaamista.

Seuraa

Seurantavaiheessa tarkkaillaan tavoitteiden toteutumista. Työhyvinvoinnin kokonaistilan seurannassa käytetään samaa mittaustyökalua kuin suunnitteluvaiheessa tulosten vertailukelpoisuuden vuoksi. Pidemmälle aikavälille on järkevää sopia tietty seuranta-ajankohta vuosittain. Tekemällä seurantamittaukset aina samaan aikaan voi sulkea pois vuodenaikaan ym. liittyvät vaihtelut. Mittauksia ei kannata sijoittaa esimerkiksi lomien läheisyyteen.

Kehitystoimenpiteiden seurantamittari pitäisi olla mietitty kullekin kehitystoimenpiteelle erikseen. Kehitystoimenpiteen luonne ja toteutusaikataulu vaikuttaa mittarin valintaan. Hyvä mittari on konkreettinen ja onnistumista kuvaava. Seurantamittaria ei pitäisi muuttaa ilman perustetta.

Korjaa

Korjaavia toimenpiteitä tehdään, mikäli näyttää että kehitystomenpide ei etene suunnitelman mukaan ja poikkeama vaatii korjaustoimenpidettä. Tyypillisesti korjaustarve syntyy seurannan myötä. Ennen korjaavaa toimenpidettä on analysoitava poikkeamaan vaikuttaneita tekijöitä ja suunniteltava korjausliike hyvin. Ongelmallisin tilanne tulee, jos sopivaa mittaria ei löydetä ja korjausliikkeitä joudutaan tekemään useita.